VvE-vergadering online houden: complete checklist

Sinds de Tijdelijke wet COVID-19 (definitief gemaakt in de Verzamelwet 2023) mogen VvE's rechtsgeldig online of hybride vergaderen, ook als de splitsingsakte daar niets over zegt. Voor kleinere VvE's is dit vaak een uitkomst: minder no-shows, makkelijker plannen.

Voorwaarden voor een geldige online vergadering

• Elk lid moet kunnen deelnemen en zijn stem kunnen uitbrengen (identificeerbaar, dus geen anonieme stemlink)
• De uitnodiging en agenda moeten net als bij een fysieke vergadering minimaal de statutaire termijn van tevoren verstuurd zijn
• Notulen worden op dezelfde manier vastgelegd als bij een fysieke vergadering
• Bij hybride vergaderen moet iedereen evenveel kunnen meepraten, ongeacht of ze fysiek of online aanwezig zijn

Checklist voor de beheerder

• Kies een videobel-tool die iedereen kan gebruiken zonder account (bv. een simpele meeting-link)
• Stuur de agenda en eventuele stukken minimaal 8 dagen van tevoren (tenzij de statuten anders zeggen)
• Zet losse besluiten die stemming vereisen apart op de agenda, zodat de uitslag per punt vastligt
• Wijs iemand aan die de chat/vragen in de gaten houdt tijdens het gesprek
• Leg de notulen binnen een paar dagen vast en deel ze met alle leden

vveazy ondersteunt dit hele proces: je plant de vergadering met een online, fysieke of hybride locatie, deelt de agenda, laat leden per agendapunt stemmen en de notulen worden automatisch opgesteld op basis van de genomen besluiten.