Veelgestelde vragen

Ga naar Instellingen > Leden en voer het e-mailadres in, of doe het tijdens de onboarding. Je buur krijgt een uitnodiging, maakt zelf een account aan en is dan meteen aangesloten.

De beheerder regelt de administratie: servicekosten en herinneringen, vergaderingen, onderhoud, documenten en instellingen. Een bewoner kan alles inzien, meldingen maken, meestemmen bij besluiten en peilingen, en ziet alleen zijn eigen servicekosten. Zo houdt de beheerder de controle en heeft iedereen inzicht.

Ga naar Instellingen > Leden. Achter elk lid staat een rol-keuze (Lid of Beheerder). Zet het betreffende lid op Beheerder. Let op: de beheerder beheert de hele VvE, dus geef dit alleen aan iemand die je vertrouwt.

Ga naar Financiën en klik op 'Servicekosten instellen'. Kies een maand en een bedrag, gelijk voor iedereen of verdeeld naar aandeel. Vink 'Bewaar als standaard' aan zodat het bedrag elke volgende maand alvast is ingevuld. Voor elk lid wordt een post aangemaakt.

In het venster 'Servicekosten instellen' kies je bovenaan 'Eenmalig onvoorzien'. Geef een omschrijving (bijv. 'Dakreparatie') en een bedrag op; dit komt als losse, herkenbare post bovenop de gewone servicekosten van die maand.

Bij 'naar aandeel' verdeel je een totaalbedrag over de leden volgens hun breukdeel uit de splitsingsakte. Stel het aandeel per lid in bij Instellingen > Leden. De app rekent automatisch het juiste bedrag per lid uit, met het afrondingsrestje bij het grootste aandeel.

In Financiën staat bij elk lid dat nog niet betaald heeft een knop 'Stuur herinnering'. Met 'Herinner iedereen' mail je in één keer alle leden met een openstaande post. Met automatische herinneringen aan (Instellingen) gaan ze ook vanzelf volgens je herinneringsschema.

Ja. Ga naar Instellingen > VvE-gegevens. Onder 'Automatische herinneringen' stel je een schema in van 1 tot 5 herinneringen, elk op een zelfgekozen aantal dagen na de vervaldag (0 = op de vervaldag zelf). De betaaldag bepaalt de vervaldag.

Het reservefonds is het actuele saldo van je VvE. Het beweegt automatisch mee: zet je een servicekost op betaald, dan komt het bedrag erbij; boek je een betaalde factuur in, dan gaat het eraf. Zo klopt het saldo altijd, ook zonder bankkoppeling. Je kunt het saldo handmatig corrigeren via het potlood op de reservefonds-kaart of in Instellingen.

Ga naar Financiën > Uitgaven en klik op 'Factuur inboeken'. Vul de omschrijving, categorie en het bedrag in; je kunt een PDF van de factuur meesturen. De factuur wordt als betaald geboekt en gaat automatisch van het reservefonds af. In het overzicht kun je de PDF later terugvinden.

Een VvE is wettelijk verplicht te reserveren voor groot onderhoud. Sinds 2018 geldt als norm: jaarlijks ten minste 0,5% van de herbouwwaarde van het pand, óf reserveren op basis van een actueel meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Met het Onderhoudsplan in vveazy zie je of je genoeg spaart.

De Agenda toont alles met een datum op één tijdlijn: geplande vergaderingen, gepland onderhoud (voor iedereen zichtbaar) en jouw eigen toegewezen taken (alleen voor jou zichtbaar). Zo zie je in één oogopslag wat eraan komt. Vergaderingen plan je ook hier.

Ga naar Agenda > Nieuwe vergadering en voeg agendapunten toe. Open daarna per agendapunt een stemronde; leden krijgen een stemlink en hoeven niet in te loggen. Na afloop rollen de notulen er automatisch uit.

Ga naar Stemmen en klik op 'Nieuw besluit'. Geef een titel en toelichting en kies de stemweging (per lid of naar aandeel). Leden stemmen met één klik voor, tegen of onthouding en kunnen hun stem wijzigen zolang het besluit open is. Sluit je het besluit, dan staat de uitslag (aangenomen/verworpen) vast.

Bij 'per lid' heeft elk lid één gelijke stem. Bij 'naar aandeel' tellen stemmen mee volgens het breukdeel uit de splitsingsakte (zoals veel splitsingsaktes voorschrijven). Stel de stemweging in bij Instellingen of per los besluit, en het aandeel per lid bij Instellingen > Leden.

In de Stemmen-module. Daar staan je losse besluiten én, onder 'Ook open elders', de openstaande stemrondes uit vergaderingen en de peilingen van het prikbord. Zo zie je in één overzicht waarover je nog moet stemmen.

Tijdens of na een vergadering rond je de besluiten af en kies je 'Rond af & genereer notulen'. De notulen worden automatisch opgemaakt en als document gearchiveerd. Je kunt ook losse, gratis notulen maken via de notulen-tool op de homepage, zonder account.

Ga naar Taken & onderhoud en klik op 'Melden' (bewoner) of 'Nieuw' (beheerder). Kies een categorie en voeg eventueel een foto toe (handig bij bijvoorbeeld een lekkage). Een bewoner kan een melding maken; de beheerder pakt die op of zet hem om in een taak.

Een melding is een signaal dat iets aandacht nodig heeft (bijv. een kapotte lift). Een taak is iets dat iemand concreet moet oppakken en kan worden toegewezen en gepland. Alleen de beheerder maakt taken aan; bewoners maken meldingen.

Het Onderhoudsplan is jullie meerjarenonderhoudsplan: een tijdlijn van gepland groot onderhoud met geschatte kosten. De app maakt een prognose of het reservefonds plus de servicekosten het onderhoud op tijd dekken, en waarschuwt bij een dreigend tekort. Zo voorkom je verrassingen en onverwachte extra bijdragen.

Bij het plannen van onderhoud kies je een leverancier uit je contacten of voeg je er direct een nieuwe toe (naam, telefoon, e-mail, website). Op het onderhoudspunt zie je dan de leverancier met klikbare bel- en mailknoppen.

Markeer het onderhoudspunt als uitgevoerd. De app vraagt dan of je de werkelijke kosten meteen als factuur wilt inboeken; doe je dat, dan wordt het reservefonds automatisch bijgewerkt.

Je kunt leden optioneel een functie geven (bijv. Technisch beheerder, Tuin & buitenruimte, Schoonmaak) bij Instellingen > Leden. Een nieuwe melding of taak in een bijpassende categorie gaat dan automatisch naar die persoon. Laat je de functies leeg, dan wijs je gewoon handmatig toe - handig voor kleine VvE's.

In Documenten. Kies bij het uploaden een categorie zoals splitsingsakte, verzekering, notulen of jaarstukken, zodat alles overzichtelijk terug te vinden is voor alle leden.

De VvE-check (bij Mijn VvE) laat in één oogopslag zien of jullie VvE de basis op orde heeft: reservefonds ingesteld, splitsingsakte en verzekering in de kluis, een vergadering dit jaar, en alle appartementen vertegenwoordigd. Klik een punt aan om het meteen te regelen.

De splitsingsakte is de notariële akte die het gebouw opdeelt in appartementsrechten en de regels van de VvE vastlegt. Het breukdeel (aandeel) per appartement bepaalt het stemgewicht en vaak de verdeling van de kosten. Je vult het aandeel per lid in bij Instellingen > Leden.

Bij Mijn VvE > Contacten. Voeg bijvoorbeeld de loodgieter, schoonmaker of het liftbedrijf toe met telefoon, e-mail en website, zodat iedereen weet wie hij kan bellen. Leveranciers die je bij onderhoud toevoegt komen hier ook terecht.

Basis is gratis en bedoeld om kennis te maken: je beheert tot 3 leden, een paar documenten en de kern van je VvE. Compleet ontgrendelt alles - onbeperkt leden, automatische betalingsherinneringen, onbeperkt vergaderen en stemmen, het onderhoudsplan (MJOP), taken en het inboeken van facturen. Compleet kost €14,95 per maand of €149 per jaar per VvE (incl. btw) en is maandelijks opzegbaar.

Ga naar Instellingen > Abonnement en klik op 'Upgraden naar Compleet', of gebruik de upgrade-pagina. Je kiest daar tussen per maand (€14,95) of per jaar (€149, voordeliger). Alleen de beheerder van de VvE kan upgraden.

Ga naar Instellingen > Account. Daar pas je je naam, e-mailadres en wachtwoord aan. Wijzig je je e-mailadres, dan krijg je een bevestigingsmail op het nieuwe adres.

Klik op de inlogpagina op 'Wachtwoord vergeten'. Je ontvangt een e-mail met een link om een nieuw wachtwoord in te stellen.

vveazy verwerkt alleen de gegevens die nodig zijn om de VvE te beheren, en deelt die niet met derden voor marketing. Bewoners zien elkaars persoonlijke betaalgegevens niet - een bewoner ziet alleen zijn eigen servicekosten. Meer staat in onze privacyverklaring (link onderaan elke pagina).