Servicekosten innen: zo voorkom je wanbetaling in je VvE

Servicekosten zijn de belangrijkste inkomstenbron van een VvE - en tegelijk het onderwerp waar de meeste onenigheid over ontstaat. Onderzoek onder VvE-beheerders laat zien dat achterstallige betaling de meest genoemde bron van conflict is, meer nog dan geluidsoverlast of onderhoud.

Waarom herinneringen op tijd het verschil maken

Hoe langer een betalingsachterstand blijft liggen, hoe moeilijker hij te innen is en hoe groter de kans dat een lid het bedrag simpelweg niet meer kan ophoesten. Een systeem waarin je op vaste momenten (bijvoorbeeld op de vervaldag, na 3 dagen, na 7 dagen en na 14 dagen) automatisch een herinnering stuurt, voorkomt dat een kleine achterstand een groot probleem wordt.

Stappenplan bij aanhoudende wanbetaling

• Stuur eerst een vriendelijke automatische herinnering rond de vervaldag
• Bel of mail persoonlijk na de tweede gemiste herinnering - vaak zit er een simpele reden achter (verkeerd rekeningnummer, tijdelijke geldkrapte)
• Leg de achterstand vast in de notulen van de eerstvolgende vergadering, zodat het besluitvormingsproces transparant blijft
• Schakel bij aanhoudende wanbetaling een incassobureau of jurist in - de VvE kan uiteindelijk een dwangbevel via de kantonrechter aanvragen

Belangrijk: als beheerder mag je nooit zelf iemands toegang tot het gebouw ontzeggen bij wanbetaling - dat loopt altijd via een juridisch traject. Wat je wel kunt doen, is het proces zo inrichten dat achterstanden vroeg zichtbaar worden en niet wekenlang onopgemerkt blijven.

In vveazy zie je in één oogopslag wie wel en niet betaald heeft, en kun je herinneringen volledig automatisch laten versturen op het schema dat jij instelt.